Protecció de dades

L'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ha analitzat un cas força comú en el qual una universitat demana a l'alumne que enviï una còpia completa del DNI com a condició per tramitar l' expedició d'un títol universitari oficial. La discussió no és si cal identificar el sol·licitant (això es dona per vàlid), sinó si és proporcional exigir tot el DNI per a aquest tràmit.

Segons la resolució, la normativa del procediment d'expedició del títol exigeix acreditar la identitat de l'interessat i que el títol inclogui certes dades personals (per exemple, nom i cognoms, lloc i data de naixement i nacionalitat). Però l'AEPD subratlla una idea clau i és que que la norma demani identificació no significa que obligui a entregar una fotocòpia íntegra del DNI ni que, per aquest simple motiu, la universitat pugui recollir totes les dades que hi apareixen.

Aquí entra en joc el principi de minimització del RGPD, pel qual només es poden tractar dades adequades, pertinents i limitades al necessari per a la finalitat. I el DNI complet sol incloure informació que no cal per expedir el títol (per exemple, la fotografia o altres dades que no són imprescindibles per comprovar el que es necessita).

A més, l'AEPD recorda que la universitat normalment ja té dades de l'alumne per la matrícula i la relació acadèmica prèvia. Per això, el lògic és que primerament s'utilitzi la informació que ja existeix en els seus sistemes per comprovar que qui demana el títol és realment qui va estudiar i aprovar. El DNI pot servir per verificar, sí, però no com a excusa per demanar-lo sencer.

En el cas analitzat, es considera suficient demanar només algunes dades concretes (com el número de document, data de naixement, nom i cognoms i lloc de naixement). En canvi, demanar la còpia íntegra es considera un tractament excessiu i contrari a la minimització, fins i tot si finalment l'alumne no envia aquesta còpia (perquè demanar-la ja forma part del tractament).

 

 

Els nostres professionals estan a la vostra disposició per assessorar-vos en matèria de protecció de dades i exercir, si cal, la defensa dels drets que us assisteixen.